9/10/2020 tarihli Resmi Gazete’de yayımlanan Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları İle Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmelikte Değişiklik Yapılmasına Dair Yönetmelik ile anonim şirketlerin genel kurullarına dair usul ve esaslarda değişiklikler yapılmıştır. Şirket genel kurullarına ilişkin yeni düzenlemeler bu duyurumuzda özetlenmiştir.
1) 28/11/2012 tarihli ve 28481 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Temsilcileri Hakkında Yönetmeliğin adı “Anonim Şirketlerin Genel Kurul Toplantılarının Usul ve Esasları ile Bu Toplantılarda Bulunacak Bakanlık Temsilcileri Hakkında Yönetmelik” şeklinde değiştirilmiştir.
2) Ticaret Sicil Yönetmeliğinde yer alan Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS) tanımı bu Yönetmeliğe de eklenmiştir. Buna göre MERSİS, ticaret sicili işlemlerinin elektronik ortamda yürütüldüğü, ticaret sicili kayıtları ile tescil ve ilan edilmesi gereken içeriklerin düzenli olarak depolandığı ve elektronik ortamda sunulduğu, Ticaret Bakanlığı ile Türkiye Odalar ve Borsalar Birliği nezdinde oluşturulan ve işletilen merkezi ortak veri tabanını da içeren bilgi sistemi şeklinde tanımlanmıştır.
3) Tek pay sahipli anonim şirketlerin genel kurul toplantılarında, toplantıyı yönetmek için başkanlık oluşturulması ve genel kurul toplantısına katılabilecekler listesinin hazırlanması zorunluluğu kaldırılmıştır.
4) Halka açık olmayan şirketlerde gerek nama gerek hamiline yazılı pay senetleri sahiplerinin vekilleri vasıtasıyla genel kurul toplantısında temsil edilebilmeleri için vekâletnamenin Yönetmeliğin 3 no.lu ekindeki örneğe uygun olarak noter onaylı olacak şekilde düzenlenmesi gerekmektedir. Halka açık olmayan şirketlerde noter onaylı olmayan vekaletnameye pay senedi sahibinin noter huzurunda düzenlenmiş imza beyanının eklenmesiyle genel kurulda vekaleten temsil edilebilmesi imkanı kaldırılmıştır.
5) Yönetmeliğin 24 üncü maddesinde düzenlenmiş olan genel kurul toplantı gündeminin görüşülmesine başlanmadan önce temsilci bildirimlerinin açıklanmasına ilişkin düzenleme yürürlükten kaldırılmıştır.
6) Bakanlık temsilcisinin katılması zorunlu bulunan genel kurul toplantılarında, toplantı tutanaklarının Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanmasının zorunlu olduğu, Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanmayan tutanakların geçersiz olduğu Yönetmeliğin 26 ncı maddesinde düzenlenmişti.
Yönetmeliğin 32 nci maddesinin 2 nci fıkrasına göre genel kurul toplantılarına Bakanlık temsilcisinin bulunmasının zorunlu olmadığı hallerde genel kurulu toplantıya çağıranların talep etmeleri ve bu taleplerin görevlendirme makamınca uygun görülmesi halinde Bakanlık temsilcisi görevlendirilebilmektedir. Bu şekilde zorunlu olmasa da talep üzerine görevlendirilen Bakanlık temsilcisinin genel kurul toplantı tutanağını imzalamasının zorunlu olup olmadığı, imzalamaması halinde ne olacağı konusu belirsizdi.
Yönetmeliğin 26 ncı maddesinde yapılan değişiklikle talep üzerine Bakanlık temsilcisi görevlendirilen genel kurul toplantılarında da toplantı tutanaklarının Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanmasının zorunlu olduğu, Bakanlık temsilcisi tarafından imzalanmayan tutanakların geçersiz olduğu yönünde düzenleme yapılmıştır.
7) Yönetmeliğin 32 nci maddesinde yapılan değişiklikle kuruluş ve esas sözleşme değişikliği işlemleri Bakanlık iznine tabi olanlar dışındaki tek pay sahipli şirketlerin genel kurul toplantılarının konusu ve gündemi ne olursa olsun Bakanlık temsilcisi bulunmadan yapılmasına imkan tanınmıştır.
8) Yönetmeliğin 28 nci maddesine eklenen 7 nci fıkra ile toplantı başlamadan önce, Kanun ve esas sözleşmede öngörülen asgari toplantı nisabının sağlanamaması hali veya toplantı sırasında yapılan yoklama sonucunda toplantı açılmadan önceki hazır bulunan pay listesine göre hesaplanan karar nisabı kadar payın temsil edilmediğinin anlaşılması hali dışındaki nedenlerle genel kurulun ertelenmesi üzerine yapılacak genel kurul toplantılarında toplantı ve karar nisabı hakkında Yönetmeliğin 22 nci maddesinin birinci fıkrasının uygulanacağı belirtilmiştir. Toplantı ve karar nisabına ilişkin söz konusu Yönetmelik hükmü aşağıda yer almaktadır.
“MADDE 22 – (1) Esas sözleşmede daha ağır bir nisap öngörülmemişse, aşağıdaki fıkralarda gösterilen konular dışındaki yapılacak genel kurullarda şirket sermayesinin en az dörtte birini temsil eden pay sahiplerinin veya temsilcilerinin hazır bulunmaları şarttır. Bu nisabın toplantı süresince korunması zorunludur. İlk toplantıda bu nisabın bulunmaması halinde, yapılacak ikinci toplantıda hazır bulunan pay sahiplerinin veya temsilcilerinin temsil ettikleri sermayenin miktarı ne olursa olsun müzakere yapmaya ve karar vermeye yetkilidir. Kararlar toplantıda hazır bulunanların oylarının çoğunluğu ile alınır.”
6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu’nun 418/1 maddesinde “Genel kurullar, bu Kanunda veya esas sözleşmede, aksine daha ağır nisap öngörülmüş bulunan hâller hariç, sermayenin en az dörtte birini karşılayan payların sahiplerinin veya temsilcilerinin varlığıyla toplanır. Bu nisabın toplantı süresince korunması şarttır. İlk toplantıda anılan nisaba ulaşılamadığı takdirde, ikinci toplantının yapılabilmesi için nisap aranmaz.” hükmü yer almaktadır.
9) Bakanlık temsilcisi talebinin dilekçe ile fiziki ortamın yanısıra MERSİS’ten yapılabilmesi Yönetmelik hükmü haline getirilmiştir. Uygulama halihazırda bu şekilde yürütülmekteydi.
Yönetim kurulunun mevcut olmaması veya yönetim kurulu toplantı nisabı oluşmasına imkan bulunmaması ve Yönetmeliğin 12 nci madde uyarınca münhasıran yönetim kurulu üyelerinin seçilmesi amacıyla çağrısız toplantı yapılmak istenmesi halinde, pay sahiplerinin veya temsilcilerinin tamamının imzaları noterce onaylanmış dilekçesiyle de Bakanlık temsilcisi görevlendirilmesi istenebilecektir.
10) Yönetmeliğin 1 ila 6 numaralı ekleri değiştirilmiştir.