E-Fatura Uygulaması Hakkında

E-FATURA UYGULAMASI HAKKINDA BİLGİLER

Yazar  :   Ahmet Fuat Özgül  SMMM

Ticaret hayatımızın önemli bir aracı olan fatura mal ve hizmet satan tacirler tarafından düzenlemesi zorunlu olan belge kapsamında olup aynı zamanda belirli şartları taşıması halinde tarafların alacak ve borçlanma durumunu da tevsik edici belge hükmündedir.

Tacirler bu yükümlülüğü kâğıt ortamında yerine getirmekteyken 14.12.2012 tarihli Resmî Gazete’ de yayımlanan 421 sayılı Vergi Usul Kanunu (VUK) Genel Tebliği ile aşağıda belirtilen şartları taşıyan mükelleflerin 01.09.2013 tarihine kadar Gelir İdaresi Başkanlığı’na (GİB) müracaat ederek Elektronik Fatura (E-Fatura) sistemine geçmeleri 31.12.2013 tarihine kadar ise alt yapı çalışmalarını tamamlayarak yeni yılda zorunluluk kapsamında sisteme dahil olanlara kâğıt yerine e-fatura düzenlemeleri gerekmektedir.

Elektronik Fatura Zorunluluğu Getirilen Mükellef Grupları:

·       Madeni yağ lisansına sahip olan mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 25 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura uygulamasına dâhil olacaklardır. Lisans sahibi mükelleflerden alış yapanların, madeni yağ sektöründe veya başka bir sektörde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir.

·       4760 sayılı Özel Tüketim Vergisi Kanununa ekli (III) sayılı listedeki malları (kolalı gazoz, tütün mamulleri, alkollü içecekler) imal, inşa veya ithal eden mükelleflerden 2011 takvim yılı içinde mal alışı yapanlar, satın aldıkları malın türüne, fiyatına, miktarına veya herhangi bir özelliğine bakılmaksızın, 2011 yılı gelir tablolarındaki brüt satış hasılatı rakamları 10 Milyon TL veya daha yüksek ise elektronik fatura uygulamasına dâhil olacaklardır. Bu kapsamda alış yapanların tütün, alkol, kolalı gazozlar sektörlerinde veya başka sektörlerde faaliyet göstermesi zorunluluk karşısındaki durumlarını etkilememektedir.

Diğer taraftan; elektronik fatura uygulamasına dahil olma zorunluluğu getirilen mükellefler elektronik fatura uygulamasına kayıtlı diğer mükelleflere kağıt ortamda fatura düzenleyemezler, düzenlemeleri halinde kağıt ortamında düzenlenen bu faturalar hiç düzenlenmemiş sayılacakları gibi e-fatura sistemine dahil oldukları halde e-fatura düzenlemeyen mükellefler ile zorunlu olmasına rağmen e-fatura almayan mükelleflere  VUK’un ilgili ceza hükümleri tatbik olunacaktır ki bu ceza (2013 yılı için) yıllık 94 bin TL’yi geçmemek üzere fatura da yazılması gereken tutarın yüzde 10’u kadar özel usulsüzlük cezası tarh edilecektir.

Ancak zorunluluk kapsamında olmasına rağmen sisteme kayıtlı olmadığından dolayı bu tarafa kağıt fatura gönderilmesi gönderen tarafa herhangi bir mesuliyet yüklememektedir.

Görüldüğü gibi bu uygulama şimdilik bütün mükellefleri kapsamamaktadır. Ancak Mali İdare tarafından yapılan açıklamalardan; kademeli olarak tüm mükelleflerin bu sisteme dahil edilmek istendiği anlaşılmaktadır.

E-Ticaret yapanların nihai tüketiciye gönderecekleri faturaların elektronik ortama taşınmasının ise bugün için çalışmalarına devam edilen e-arşiv tebliğinin yayımlanması sonrası mümkün olacağı düşünülmektedir.

E-fatura uygulamasına kayıtlı bir firmanın zincir perakende mağazalarından yaptıkları alışverişlerinde e-faturayı nasıl temin edeceklerine dair ise GİB tarafından yurtdışı örneklerin inceleme çalışmalarına devam edildiği açıklanmıştır.

E-fatura kapsamındaki mükelleflerin söz konusu faturayı düzenleyebilmeleri için üç farklı seçenekten birini uygulamaya koymaları gerekmektedir;

·       E-fatura Portalı

·       Entegrasyon

·       Özel Entegrasyon

E-fatura uygulamasında ticari ihtiyaçlar da göz önünde bulundurularak Ticari Fatura Senaryosu oluşturulmuştur. Ticari fatura Senaryosunda faturanın kabulü, red ve/veya iade işlemleri mesajlaşma platformu üzerinden gerçekleştirilecektir. Ticari fatura senaryosunun kullanılabilmesi için tarafların anlaşmış olması gerekmektedir.

·       Az sayıda fatura kesen mükellefler; işbu faturaları E-Fatura Uygulamasına ait temel fonksiyonların internet üzerinden kullanımını sağlamak amacı ile GİB tarafından oluşturulan ve "www.efatura.gov.tr" internet adresinde hizmete sunulan e-Fatura Portalı aracılığıyla düzenleyebilirler.

·       Yüksek sayıda fatura düzenleyen çeşitli faturalama ihtiyaçları bulunan gelişmiş bilgi işlem sistemlerine sahip mükellefler ise bilgi işlem sistemlerinin e-Fatura Uygulamasına entegre edilmesi yoluyla e-fatura uygulamasından yararlanabilirler.

·       Faturalama ihtiyaçları farklılık gösteren veya çok sayıda fatura düzenleyen mükellefler, kendilerine ait bilgi işlem alt yapısının yetersiz olması halinde yada bilgi işlem sistemi işletmek istememeleri halinde teknik yeterliliğe sahip GİB ile anlaşmalı bir özel entegratörün bilgi işlem sistemi vasıtasıyla elektronik fatura alıp gönderebilme imkanı sağlanmıştır.

05.03.2010 tarih ve 27512 Sayılı Resmi Gazete ’de 397 Sıra No’lu Vergi usul Kanunu Genel tebliğinin yayımlanmasıyla. E-fatura Uygulaması ile ilgili usul ve esasları belirlenmiştir.

E-fatura uygulamasında mali mühür/elektronik imza zorunludur. E-Fatura uygulamasını portal yöntemiyle kullanacak mükelleflerin uygulamaya mali mühür/e-imza ile girmeleri gerekmektedir.

Farklı lokasyonlarda hizmet veren bir firmanın, e-fatura portalını kullanarak farklı lokasyonlarından mali mühür dışında bir yöntem ile (e-imza, sertifika) faturaları imzalayıp gönderebilmesi mümkün bulunmamaktadır.

Ayrıca, aynı holding bünyesinde dahi olsa farklı firmaların tek bir akıllı karta mali mühürlerinin yüklenmesi de mümkün değildir.

Ancak, kurum tarafından HSM cihazına mükellefin elektronik mali mühür sertifikası yüklenebilir. Bu kapsamda birden fazla kişi işbu tek HSM cihazına, erişim hakları ayarlanmış farklı bilgisayarlardan aynı anda Elektronik Mali Mühür Sertifikasını kullanabilirler.

GİB tarafından e-fatura uygulaması kapsamında olan mükelleflerin bilgilerinin yer aldığı ve belirli aralıklarla güncellenecek “Kullanıcı Listesi” yer almaktadır. Uygulama kapsamında olan mükellefler fatura düzenleyecekleri tarafın e-fatura düzenlenmesi zorunlu olanlar içerisinde yer alıp almadığını “Kullanıcı Listesi” nden öğrenebilirler.

Özel Entegrasyon kullananların posta kutuları için ise son ve güncel kayıtlı kullanıcılar listesi "https://merkez.efatura.gov.tr/EFaturaMerkez/userList.jsp" adresinde yayımlanmaktadır. Kayıtlı kullanıcıların sorgulandığı bu web servis sadece entegratör olan kullanıcılara açıktır.

E-fatura Portalı’nı seçenlerin bu portalın Upload mekanizması ile faturalarını XML formatında  yüklemesi mümkün bulunmaktadır. Her fatura xml formatında oluşturulup tek kişiye gönderilecek faturalar tek bir zarfta gönderilebilir.

E-Fatura Uygulamasını entegrasyon yöntemiyle gerçekleştirmek isteyen mükellefler isterlerse entegrasyon süreçleri tamamlanana kadar e- fatura portal hesaplarının tanımlanmamasını talep ederek bu portal üzerinden faturalarını düzenleyebilirler.

Son başvuru tarihi 01.Eylül.2013 olarak belirlenen  e-fatura uygulaması  için GİB tarafından açılan E-Fatura Elektronik Başvuru Sayfası’na “http://www.efatura.gov.tr/anasayfa.html” linkinden ulaşabilmektedir.

Ayrıca 421 No.lu Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında GİB’den bugün için özel entegrasyon izni alan kurumlar Başkanlık tarafından açıklanmış olup bu kurumlar aşağıda listelenmiştir.

·        İdea Teknoloji Çözümleri Bilgisayar San. ve Ticaret Limited Şirketi - İstanbul

·        D.T.P. Bilgi İşlem İletişim ve Ticaret Limited Şirketi (Digital Planet) - İstanbul

·        Mebitech Bilişim Bilgisayar Hizmetleri Danışmanlık Sanayi ve Ticaret Limited Şirketi - İstanbul

·        Veriban Elektronik Veri İşleme ve Saklama Hizmetleri A.Ş. - İstanbul

·        Uyumsoft Bilgi Sistemleri ve Teknolojileri Ticaret Anonim Şirketi - İstanbul

·        Koç Sistem Bilgi ve İletişim Hizmetleri Anonim Şirketi (KoçSistem) - İstanbul

·        ISIS Bilişim Teknolojileri Sanayi Ticaret Limited Şirketi - Kocaeli

·        C/S Enformasyon Teknolojileri Limited Şirketi (Cybersoft) - Ankara

·        LOGO Elektronik Ticaret Hizmetleri Anonim Şirketi - Kocaeli

·        Bizofis Bilgi Teknolojileri ve Yönetim Danışmanlık Hizmetleri Ticaret Limited Şirketi – İstanbul

Fatura işlem hacmi büyük olan firmaların portaldan fatura göndermeleri zor olabileceğinden yukarıda yer alan GİB ‘den izin almış entegratör firmalardan biriyle anlaşma yaparak e-fatura entegrasyonu sağlayabileceklerdir.

Özel entegrasyon için aşağıda sayılan  belgelerle birlikte GİB ‘na başvuru yapabilecektir.

·       Özel entegrasyon talebini içeren bir dilekçe,

·       Elektronik Fatura Basvuru Formu ve Taahhütnamesi,

·       Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi,

·       Başvuru formuna şirket adına imza atan kişi veya kişilerin yetkili olduğunu gösteren şirket imza sirkülerinin noter onaylı örneği,

·       Özel Entegrasyon Bilgi İşlem Sistem Raporu (BİS)

BİS raporunun içeriğine dair bilgiye "www.efatura.gov.tr" sitesinde yer alan e-Fatura uygulaması Özel Entegrasyon Kılavuzu 'ndan ulaşabilmektedir.

Mükellef  her şekilde Gelir İdaresi Başkanlığı’na başvurup mali mührünü temin ettikten sonra özel entegratörle anlaşma yapabilecektir.

E-fatura uygulamasından mükellefler sadece bir yöntemle faydalanabilir bu nedenle özel entegratörle çalışmaya başlayan mükelleflerin “E-fatura Portalı” kapatılacak olup ancak özel entegratör üzerindeki hesabın kapatılması durumunda “E-fatura Portal” hesabı otomatik olarak aktive olacaktır.

Entegrasyon’u seçmiş mükelleflerin “Özel Entegrasyon” a geçmeyi istemeleri halinde GİB ‘e verecekleri bir dilekçe ile entegrasyon hesapları kapatılarak özel entegratör vasıtasıyla fatura alışverişi yapacaklardır.

Konsorsiyum şeklindeki yapılanmalarda ise sorumluluğun müteselsil paylaşılmaması özel entegratörde aranan bütünleşik süreci sağlayamaması nedeniyle bu şekilde yapılan başvurular GİB tarafından kabul edilmemektedir.

Maliye Bakanlığı Gelir İdaresi Başkanlığı ile Gümrük ve Ticaret Bakanlığı İç Ticaret Genel Müdürlüğü tarafından ortak olarak yayımlanan 1 sıra No.lu Elektronik Defter Genel Tebliği ile “Elektronik Defter” (e-defter) yürürlüğe girmiş bulunmaktadır.

E-Defter; Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu hükümleri gereğince tutulması zorunlu olan defterlerin “E-Defter Portalı” adı verilen “http://www.edefter.gov.tr” sitesinde duyurulan format ve standartlara uygun elektronik dosya biçiminde hazırlanması, bastırılmaksızın kaydedilmesi, değişmezliğinin, bütünlüğünün ve kaynağının doğruluğunun garanti altına alınması ve ilgililer nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesine imkan tanımayı hedefleyen hukuki ve teknik düzenlemeler bütünüdür.

Belirtilen standartlara uygun olarak hazırlanan elektronik defterlerin değişmezliğinin, kaynağının ve bütünlüğünün sağlanmasında gerçek kişiler için güvenli elektronik imza veya tüzel kişiler için mali mühür kullanılacaktır. Ayrıca imza veya mühür değerinin Elektronik Defter Uygulaması üzerinden bildirimi suretiyle, söz konusu defterin ilgili tüm taraflar nezdinde ispat aracı olarak kullanılabilmesi sağlanacaktır. 

Başlangıç aşamasında yevmiye defteri ve büyük defterin elektronik defter kapsamında tutulması öngörülmüş olup, ilerleyen dönemlerde diğer yasal defterlerle ilgili duyuru yapılacaktır.

421 Seri No’lu VUK Genel Tebliği ile e-fatura kullanım zorunluluğu bulunan mükelleflere 01.01.2014 tarihinden itibaren Elektronik Defter” (E-Defter) uygulamasına geçmeleri zorunluluğu getirilmiştir.